Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для записів, що відображають рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнені ставитися відповідально. РКК групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба в( кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації у разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ й вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

Автоматизована реєстрація – за допомогою ПК формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі-центральний банк реєстраційних даних.

Зразок форми журналу реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа(вхідний номер)	Кореспон­дент, дата й Індекс Документа, Що надійшов	Короткий зміст документа	Резолюція чи кому направлено документ	Позначка про виконання
1	2	3	4	5

Зразок форми журналу реєстрації вихідних документів та внутрішніх документів

Дата та індекс документа	Адресат	Короткий зміст документа	Позначка про виконання
1	2	3	4

Зразок форми журналу реєстрації наказів

Дата та індекс наказу	Хто підписав	Короткий зміст наказу	Позначка про виконання
1	2	3	4

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732—94).

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам’яттю» під­приємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби від­працьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування до­кументів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вно­ситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів доку­ментів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс доку­мента може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу доку­ментів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довід­кової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Види номенклатур справ. Номенклатури справ поділяють на інди­відуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображує доку­менти конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані Й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з Однаковим характером діяльності (наприклад, середні загально освітні школи, професійно-технічні училища, проектні інститут системи Держбуду). Як правило, типова номенклатура встановлю єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства галузі) й має обов’язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються ВИЩИМИ установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, і використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу зведену номенклатуру справ. Остання відображує документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів

Вимоги до номенклатур справ. На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ

До основних принципів побудови номенклатури справ належать

Єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

застосування індексації документів;

стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі: • положення про підприємство або статуту підприємства; • планів роботи й звітів про роботу; • штатних розкладів; • переліків документів; • класифікаторів; • номенклатур справ за попередні роки; • списків структурних підрозділів і кореспондентів; • описів справ постійного тимчасового зберігання (понад 10 років); • довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

Незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними;

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; ре­феративні журнали; експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функ­цій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то но­менклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уно­ситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного під­розділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами струк­турних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів но­менклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 — генеральний директор;

02 — заступник генерального директора з виробничої діяльності ;

03 — заступник генерального директора з комерційних питань і т. д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяль­ності підприємства документи — накази, протоколи, після них —

Листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці — журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

Короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ „Берегиня» щодо будівництва під’їзних доріг до складів готової продукції»);

Період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На­кази з основної діяльності за 1999 р.»);

Слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік. Копії»).

У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, з якого питання воно ведеться (наприклад, «Листування з АТ „Оберіг» про постачання товарів за 1999 р.»).

Реферати :