Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.
Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 , А6 (105 х 148 мм).
Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній зазначають число місяця, до якого документ треба виконати.
У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.
У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його надійшов (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скарг в цій графі зазначають також прізвище, ім’я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.
У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові :ти, цю графу не заповнюють).
У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ? ба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправиться, проставляють очікувану дату відповіді.
У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 12,11,Надані документу підприємством-автором.
Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).
У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповідати на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді документ зберігатиметься в архіві.
У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій граф вище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).
В графі «Розписка в одержанні документа» підписується зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.
Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.
На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для записів, що відображають рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.
Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.
Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнені ставитися відповідально. РКК групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік.
Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік
Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба в( кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації у разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ й вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.
Автоматизована реєстрація – за допомогою ПК формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі-центральний банк реєстраційних даних.
Зразок форми журналу реєстрації вхідних документів
Дата надходження та індекс документа(вхідний номер) |
Кореспондент, дата й Індекс Документа, Що надійшов |
Короткий зміст документа |
Резолюція чи кому направлено документ |
Позначка про виконання |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Зразок форми журналу реєстрації вихідних документів та внутрішніх документів
Дата та індекс документа |
Адресат |
Короткий зміст документа |
Позначка про виконання |
1 |
2 |
3 |
4 |
Зразок форми журналу реєстрації наказів
Дата та індекс наказу |
Хто підписав |
Короткий зміст наказу |
Позначка про виконання |
1 |
2 |
3 |
4 |
3.Оформіть довідку про те, що ви навчаєтесь у вищому навчальному закладі.
СУМСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ І ПРАВА
ДОВІДКА № 152
Від 19 квітня 2005 року.
Петренко Микола Володимирович є студентом 3 курсу факультету менеджменту і права денного відділення Сумського національного аграрного університету.
Рік вступу до навчального закладу — 01.09.2002 р.
Термін закінчення навчального закладу — 01.07.2007 р.
Студент навчається на комерційній основі.
Довідку видано для подання до Відділу у справах громадянства та еміграції і реєстрації фізичних осіб Зарічного відділу СМВ УМВС України в Сумській області.
Декан факультету Середа В. М.
4.Складіть протокол загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю
ПРОТОКОЛ №1
Загальних зборів учасників
Товариства з обмеженою відповідальністю
« ________________ »
М. Київ _______________________року
Збори учасників (засновників) Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________».
ПРИСУТНІ :
Засновники:
1.__________________________________.
2.__________________________________.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ :
1.Утворення Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________».
2.Затвердження Статуту та підписання Установчого договору.
3.Визначення порядку формування Статутного фонду Товариства.
4.Призначення Генерального директора Товариства та відповідального за державну реєстрацію Товариства.
СЛУХАЛИ :
1.Пропозиції по утворенню Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________» та проект Установчого договору Товариства.
2.Проект Статуту Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________».
3.Пропозиції щодо формування Статутного фонду Товариства в сумі 11800 (одинадцять тисяч вісімсот) гривень таким чином:
-до державної реєстрації 30 % вартості внесків матеріальними цінностями;
-70% вартості внесків – протягом року з дня державної реєстрації.
4.Пропозиції щодо призначення Генерального директора Товариства та відповідального за державну реєстрацію.
РІШЕННЯ :
1.Заснувати Товариство з обмеженою відповідальністю «_______________».
2.Затвердити Статут та підписати Установчий договір в редакції, що була запропонована, без змін та застережень.
3.Погодитися із запропонованим порядком формуваня Статутного фонду Товариства.
4.Обрати Головою (Президентом) Зборів учасників ________________________________.
5.Призначити Генеральним директором Товариства «_______________» та відповідальним за державну реєстрацію Товариства ______________________________.
ПІДПИСИ ЗАСНОВНИКІВ :
______________________
______________________
Список використаної літератури
1.Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів України / Авт.: Я. С. Калакура, Г. В. Боряк, Л. А. Дубровіна, К. І. Климова, В. П. Ляхоцький, — К., 1998.
2.Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів/Навчальний посібник/Вінниця,2002.
3.Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.
4.Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк, 1999.
Реферати :