Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 , А6 (105 х 148 мм).

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній зазначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його надійшов (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скарг в цій графі зазначають також прізвище, ім’я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові :ти, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ? ба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправ­иться, проставляють очікувану дату відповіді.

У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 12,11,Надані документу підприємством-автором.

Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповідати на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді документ зберігатиметься в архіві.

У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій граф вище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

В графі «Розписка в одержанні документа» підписується зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для записів, що відображають рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнені ставитися відповідально. РКК групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба в( кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації у разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ й вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

Автоматизована реєстрація – за допомогою ПК формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі-центральний банк реєстраційних даних.

Зразок форми журналу реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа(вхідний номер)	Кореспон­дент, дата й Індекс Документа, Що надійшов	Короткий зміст документа	Резолюція чи кому направлено документ	Позначка про виконання
1	2	3	4	5

Зразок форми журналу реєстрації вихідних документів та внутрішніх документів

Дата та індекс документа	Адресат	Короткий зміст документа	Позначка про виконання
1	2	3	4

Зразок форми журналу реєстрації наказів

Дата та індекс наказу	Хто підписав	Короткий зміст наказу	Позначка про виконання
1	2	3	4

3.Оформіть довідку про те, що ви навчаєтесь у вищому навчальному закладі.

СУМСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ І ПРАВА

ДОВІДКА № 152

Від 19 квітня 2005 року.

Петренко Микола Володимирович є студентом 3 курсу факультету менеджменту і права денного відділення Сумського національного аграрного університету.

Рік вступу до навчального закладу — 01.09.2002 р.

Термін закінчення навчального закладу — 01.07.2007 р.

Студент навчається на комерційній основі.

Довідку видано для подання до Відділу у справах громадянства та еміграції і реєстрації фізичних осіб Зарічного відділу СМВ УМВС України в Сумській області.

Декан факультету Середа В. М.

4.Складіть протокол загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю

ПРОТОКОЛ №1

Загальних зборів учасників

Товариства з обмеженою відповідальністю

« ________________ »

М. Київ _______________________року

Збори учасників (засновників) Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________».

ПРИСУТНІ :

Засновники:

1.__________________________________.

2.__________________________________.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ :

1.Утворення Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________».

2.Затвердження Статуту та підписання Установчого договору.

3.Визначення порядку формування Статутного фонду Товариства.

4.Призначення Генерального директора Товариства та відповідального за державну реєстрацію Товариства.

СЛУХАЛИ :

1.Пропозиції по утворенню Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________» та проект Установчого договору Товариства.

2.Проект Статуту Товариства з обмеженою відповідальністю «_______________».

3.Пропозиції щодо формування Статутного фонду Товариства в сумі 11800 (одинадцять тисяч вісімсот) гривень таким чином:

-до державної реєстрації 30 % вартості внесків матеріальними цінностями;

-70% вартості внесків – протягом року з дня державної реєстрації.

4.Пропозиції щодо призначення Генерального директора Товариства та відповідального за державну реєстрацію.

РІШЕННЯ :

1.Заснувати Товариство з обмеженою відповідальністю «_______________».

2.Затвердити Статут та підписати Установчий договір в редакції, що була запропонована, без змін та застережень.

3.Погодитися із запропонованим порядком формуваня Статутного фонду Товариства.

4.Обрати Головою (Президентом) Зборів учасників ________________________________.

5.Призначити Генеральним директором Товариства «_______________» та відповідальним за державну реєстрацію Товариства ______________________________.

ПІДПИСИ ЗАСНОВНИКІВ :

______________________

______________________

Список використаної літератури

1.Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів України / Авт.: Я. С. Калакура, Г. В. Боряк, Л. А. Дубровіна, К. І. Климова, В. П. Ляхоцький, — К., 1998.

2.Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів/Навчальний посібник/Вінниця,2002.

3.Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.

4.Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк, 1999.

Реферати :