Створення документів надання документам юридичноі сили — №2

• завдання (технічні, на проектування об’єктів, технічнихкапітальне будівництво, на проведення науково-дослідних, но-конструкторських і технологічних робіт тощо):

• звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи й т. д.); кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на підготовку й освоєння виробництва нових виробів, на капітальне будівництво тощо);

• нормативи (технологічного проектування, чисельності працівників, витрачання сировини, матеріалів, електроенергії та ін.

• переліки (посад працівників із ненормованим робочим днем, типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням термінів зберігання документів, і т. п.);

• плани (виробничі, будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт, упровадження нової техніки, розподілу продукції за встановленоюноменклатурою, отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту, роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень

Розцінки на здійснення робіт;

Статути підприємств (об’єднань), організацій, установ

Положення;

Правила;

Структура й штатна чисельність;

Інструкції;

Форми уніфікованих документів;

Штатні розклади

18— резолюція Вказівки щодо виконання документ фіксують у формі резолюції, до якої входять прізвище виконавця; зміст доручення й термін виконання. Резолюція має бути підписана й датована. В більшості випадків документ містить не більше однієї резолюції. В резолюції вказується обмежена кількість виконавців, не б.4.Відповідальною за виконанням документа є особа, яка наведена в резолюції першою.

Приклад

Прізвище, ініціал(и) Прошу підготувати пропозицію до 01.09.2001 Підпис 15.08.2001

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

19— заголовок до тексту документа Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”.

Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту із довжиною рядка 28 друк. знаків.

Заголовок до тексту таких документів, як інструкція, штатний розклад, правила, статут повинні сполучатися у відмінку з найменуванням виду документа.

Назва виду документа Заголовок до тексту

Акт перевірка санітарного стану

Посадова інструкціяи економісту

Протокол допита підозрюваного

20— відмітка про контроль за виконанням документа позначають літерою “К”, словом або штампом “Контроль” на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

21— текст документа Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

22— відмітка про наявність додатків Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Приклад

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток:

Лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з

Посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток 1

До наказу Міністерства охорони здоров’я України

20.01.2001 N 25

23— підпис є формою виразу законності документа, його юридичної сили та відповідальності за його зміст і його засвідчення. Право підпису документів закріплюється в положенні про або статуті установи та її структурних підрозділах.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої— на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Розшифрування підпису в дужки не береться.

Приклади

1. Начальник управління Підпис Ініціал(и), прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад

Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад

Заступник Міністра юстиції

України Підпис Ініціал(и), прізвище

Заступник Міністра фінансів

України Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів(постанови, рішення, протоколи) підписують голова колегіального органу і секретар.

Приклад

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Підписи членів комісії розташовують в алфавітному порядку.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: “Виконувач обов’язків”, “Заступник”.

Підписувати документ із прийменником “за” або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

24— гриф погодження документа. Метою узгодження документа є підвищення його якості шляхом компетентної оцінки, обгрунтованості, редакції відповідними посадовими особами. Дві форми узгодження-внутрішні(З підрозділами, посадовими особами установи)- це його візування; та зовнішні(з підвідомичими та непідвідомчим організаціями).

Розміщують нижче реквізиту “Підпис”. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра оборони України Підпис Ініціал(и), прізвище 05.02.2001

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Національного банку України 23.01.2001 N 2

25— візи документа Візою оформлюють внутрішнє погодження документа.

Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту підпис, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище 18.09.2001

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

26— відбиток печатки ставиться на документах, які вимагають особливого засвідчення їхньої юридичної сили. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи.

Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

27— відмітка про засвідчення копії Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Приклад

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

28 — прізвище виконавця і номер його телефонуПрізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади

1. Іваненко 556 07 24

2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

29— відмітка про виконання документа і направлення його до справи Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади

1. Іваненко 556 07 24

2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

30— відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

31— відмітка про надійдення документа до організації Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби— годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Реферати :

Tagged with: , , , , , ,
Posted in Діловодство

Перелік предметів:
  1. Інформаційні технологіі в галузі
  2. Інформаційні технологіі в системах якості стандартизаціісертифікаціі
  3. Історія української культури
  4. Бухоблік у ресторанному господарстві
  5. Діловодство
  6. Мікропроцесорні системи управління технологічними процесами
  7. Науково-практичні основи технологіі молока і молочних продуктів
  8. Науково-практичні основи технологіі м’яса і м’ясних продуктів
  9. Організація обслуговування у підприємствах ресторанного господарства
  10. Основи наукових досліджень та технічноі творчості
  11. Основи охорони праці
  12. Основи підприємницькоі діяльності та агробізнесу
  13. Політологія
  14. Технологічне обладнання для молочноі промисловості
  15. Технологічне обладнання для м’ясноі промисловості
  16. Технологічний семінар
  17. Технологія зберігання консервування та переробки молока
  18. Технологія зберігання консервування та переробки м’яса
  19. Технологія продукціі підприємств ресторанного господарства
  20. Технохімічний контроль
  21. Технохімічний контроль
  22. Управління якістю продукціі ресторанного господарства
  23. Вища математика 3к.1с
  24. Вступ до фаху 4к.2с.
  25. Загальні технології харчових виробництв
  26. Загальна технологія харчових виробництв 4к.2с.
  27. Мікробіологія молока і молочних продуктів 3к.1с
  28. Математичні моделі в розрахунках на еом
  29. Методи контролю харчових виробництв
  30. Основи фізіології та гігієни харчування 3к.1с
  31. Отримання доброякісного молока 3к.1с
  32. Прикладна механіка
  33. Прикладна механіка 4к.2с.
  34. Теоретичні основи технології харчових виробництв
  35. Технологія зберігання, консервування та переробки м’яса
  36. Фізика
  37. Харчові та дієтичні добавки
  38. Фізичне виховання 3к.1с

На русском

  1. Методы контроля пищевых производств
  2. Общая технология пищевых производств
  3. Теоретические основы технологий пищевых производств
  4. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
LiveInternet

Интернет реклама УБС