Систематизація документів та іх зберігання — №2

При оформленні обкладинок справ постійного, тимчасового /більше 10 років/ зберігання та з особового складу повинні вказуватися такі реквізити: найменування установи та його безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділу, індекс, дата; анотація на документи справи /для справ постійного зберігання, які містять особливо цінні документи/; дата справи /тома, частини/; кількість аркушів у справі; термін зберігання, архівний шифр справи. Крім того, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який вони будуть передані, а також кодів державного архіву та установи.

При заповненні реквізитів обкладинки справи дотримуютьсятаких вимог: назву установи пишуть повністю із вказуванням підпорядкованості у називному відмінку, або вказують його офіційно прийняте скорочене найменування; заголовок та номер справи переносять на обкладинку з номенклатури /останній доцільно проставляти і на корінець справи для зручності пошуку справи при вертикальному способі їх зберігання.

У кінці діловодного року до оформлення обкладинки справи постійного чи тимчасового /більше 10 років/ зберігання вносяться необхідні уточнення. Якщо назва установи /вищестоящого відомства, структурного підрозділу/ змінилася або справу передано в іншу установу /структурний підрозділ, на обкладинці дописують назву цієї установи /структурного підрозділу/. Заголовок справи на обкладинку переноситься з номенклатури справ організації, узгоджений з ЕПК відповідної установи державної архівної служби. У необхідних випадках, наприклад, якщо заголовок на обкладинці відображає зміст документів у справі, до нього вносяться додаткові відомості та уточнення.

У заголовках справ, які містять копії документів, слід про це зазначити.

Важливим реквізитом обкладинки справи э дата справи, тобто рік заведення та закінчення справи у діловодстві. Датою справи, яка містить розпорядчу, творчу та іншу документацію /доповіді, стенограми, листи тощо/, для яких точне датування мав важливе значення, а також справи, які містять декілька томів /частин є крайні дати документів, тобто число, місяць, рік реєстрації /складання/ самого раннього та пізнього з документів, які занесені до справи

Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій та ін. є дати складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження /якщо вони затверджуються/.

Датою особової справи є дати підпису наказів про прийом та звільнення особи, на яку вона заведена.

Якщо справою є журнал наказів, розпоряджень та ін., то датою будуть календарні дати першого та останнього запису журналі

Якщо до справи включені документи, дата яких не співпадає з датою справи /особливо це стосується додатків/, то під останню з нового рядка робиться такий запис: «У

Справі маються документи за_________ рік /роки/».

Якщо дата документа визначається приблизно, на підставі аналізу його змісту, то межі коливання обговорюються, в дата або окремі її елементи заключаються „ У квадратні дужки. Повні чи окремі елементи дати, не абсолютно достовірні, супроводжуються знаком питання.

Обов’язковим реквізитом обкладинки справи є кількість сторінок у справі, яка проставляється на підставі завіряючого надпису справи.

Термін зберігання справи переноситься на обкладинку відповідно до номенклатури справ установи після звірення її з відомчим переліком документів та зазначенням термінів зберігання. На справах постійного зберігання пишуть: «Зберігати постійно».

Для забезпечення зберігання та систематизації документів, які занесені У справу постійного чи тимчасового /більше 10 років/ зберігання, нумерація всіх сторінок /за виключенням сторінок завірюючого надпису та внутрішнього опису/ робиться безперервною в розгорнутому вигляді арабськими цифрами. Сторінки нумеруються у правому верхньому кутку олівцем або механічним нумератором. Якщо справа складається з декількох томів /частин/, то сторінки нумерують для кожного тому окремо. Аркуш будь-якого формату, підшитий за один бік, нумерують як один аркуш; аркуш складений та підшитий по згину, підлягає перешиванню та нумерується як один.

Фотографії та інші ілюстровані матеріали нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куту

Якщо до справи підшиті конверти з надписами та вкладеннями, конверти нумерують, а на вкладеннях проставляють номер, наступний за номером конверта. Наявність вкладень, які нумерувати не можна /медалі, монети та ін./, оговорюються у завіряючому надпису.

Якщо при нумерації аркушів була допущена велика кількість помилок, аркуш справи перенумеровуються, при цьому старий номер закреслюється похилою рискою так, щоб його було добре видно. При невеликій кількості помилок нумерацію аркушів виправляють. При цьому на ненумерованих аркушах [ставлять номер попереднього пронумерованого аркуша, до»6м, «в» та ін

При повторенні одного номера на декількох-аркушах, які йдуть один за одним, до кожного номера аркуша, починаючи другого до — дають літеру «а, в» та ін. Такі виправлення дозволено робити за узгодженням з відповідним державним архівом при підготовці документів для передачі на державне зберігання.

Підшиті у справи документи, які мають власну нумерацію аркушів /включаючи друковані видання/, зберігають/ ,

Відповідний послідовності розташування аркушів, або нумерують у загальному порядку.

У кінці кожної справи постійного, тимчасового /більше 10 років/ зберігання для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається завір надпис на окремому листку-завірювачу. У книгах завіряючий надпис ставиться на зворотній стороні останього чистого аркуша, у картотеках — на окремому аркуша формату картки. Виносити завіряючий надпис на обкладинку справи або чистий зворот аркуша останнього документа забороняється. Якщо справу підшито або переплетено без бланка листа-завірювача, він накладається на верхню частину внутрішнього звороту обкладинки справи. У завірюючому надпису повинні оговорюватися такі особливості нумерації документів справи, як наявність літерних номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, документами, вирізками з газет крупно форматних аркушів; конвертів із вкладеннями та кількість вкладених у них аркушів.

Завіряючому надпису справи цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через

Знак «+» /плюс/ — кількість аркушів внутрішнього опису /при її наявності/. Завірюючий надпис пишеться розбірливо» із вказуванням посади складача, дати складання та підписується складачем з розшифруваннням підпису.

Для визначених категорій справ постійного та тимчасового /більше 10 років/ термінів зберігання складається внутрішній опис документів.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою та підписується складачем із розшифруванням підпису, вказуванням посади та дати.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового /більше 10 років/ зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скреп-ки та інші металеві предмети.

Реферати :

Tagged with: , , , , , , , ,
Posted in Діловодство
Перелік предметів:
  1. Інформаційні технологіі в галузі
  2. Інформаційні технологіі в системах якості стандартизаціісертифікаціі
  3. Історія української культури
  4. Бухоблік у ресторанному господарстві
  5. Діловодство
  6. Мікропроцесорні системи управління технологічними процесами
  7. Науково-практичні основи технологіі молока і молочних продуктів
  8. Науково-практичні основи технологіі м’яса і м’ясних продуктів
  9. Організація обслуговування у підприємствах ресторанного господарства
  10. Основи наукових досліджень та технічноі творчості
  11. Основи охорони праці
  12. Основи підприємницькоі діяльності та агробізнесу
  13. Політологія
  14. Технологічне обладнання для молочноі промисловості
  15. Технологічне обладнання для м’ясноі промисловості
  16. Технологічний семінар
  17. Технологія зберігання консервування та переробки молока
  18. Технологія зберігання консервування та переробки м’яса
  19. Технологія продукціі підприємств ресторанного господарства
  20. Технохімічний контроль
  21. Технохімічний контроль
  22. Управління якістю продукціі ресторанного господарства
  23. Вища математика 3к.1с
  24. Вступ до фаху 4к.2с.
  25. Загальні технології харчових виробництв
  26. Загальна технологія харчових виробництв 4к.2с.
  27. Мікробіологія молока і молочних продуктів 3к.1с
  28. Математичні моделі в розрахунках на еом
  29. Методи контролю харчових виробництв
  30. Основи фізіології та гігієни харчування 3к.1с
  31. Отримання доброякісного молока 3к.1с
  32. Прикладна механіка
  33. Прикладна механіка 4к.2с.
  34. Теоретичні основи технології харчових виробництв
  35. Технологія зберігання, консервування та переробки м’яса
  36. Фізика
  37. Харчові та дієтичні добавки
  38. Фізичне виховання 3к.1с

На русском

  1. Методы контроля пищевых производств
  2. Общая технология пищевых производств
  3. Теоретические основы технологий пищевых производств
  4. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
LiveInternet