Організація роботи з документами — №3

Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань» недопустимі. Не рекомендується вживати в заголовках справ слово «матеріали». Іноді можна використовувати термін «Докумен­ти» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень. 1999 р.»

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й до­повнювати.

Для кожної справи в графі 4 зазначають термін збе­рігання документів із посиланням на відповідну статтю «Переліку документів із зазначенням терміну зберігання». Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 «Примітка» роблять позначки про: заведення справ; відповідальних за ці справи; передавання справ до інших під­приємств (структурних підрозділів) чи іншій особі; справи, що пере­ходять на наступний рік, і т. ін.

Той, хто оформив номенклатуру справ, — секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства.

Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: пер­ший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи, третій — передають до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро­ків, якщо немає принципових змін у структурі й функціях під­приємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персо­нального комп’ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секретар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сфор­мованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багато сторінковий документ, тому для її оформлення можна використо­вувати спеціальний багато сторінковий трафаретний бланк формату А4

РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

8 — назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10 — назва виду документа (номенклатура справ);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце складання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (наприклад, «На 2002 рік»);

21 — текст (заповнюють табличну форму);

23 — підпис;

25 — візи (або 24 — гриф погодження);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи.

Рекомендована література:

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М. :Вища школа., 1995.

2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник.-К,:Центр навчальної літератури, 2005.

3. Веселов П. В. Профессия — секретарь. — М. Маркетинг,1996.

4. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.

5. Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1999.

6. Діденко А. Н.Сучасне діловодство.-К.:Либідь,2004.

7. Кузнєцова Т. В.Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.:Высшая школа, 1991.

8. Кузмичева В. И. Делопроизводство без проблем К.,1997

9. Кулініченко ВЛ. Ділові папери та документи підприємницької діяльності. — К.; 1996.

10. Молдованов М. І., Сидоров Г. М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992.

11. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К., МАУП, 1997.

12. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – К., 2002.

13. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики.-К.: Довіра, 2003.

14. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /Уклад.: С. П.Бибик, І. Л.Михно, Л.О. Пустовіт.-К.: Довіра,1999.

Стенюков М. В. Пустозерова В. М. Делопроизводство в управлении персоналом.-М.,2001

Реферати :

Tagged with: , , , , , , , , ,
Posted in Діловодство

Перелік предметів:
  1. Інформаційні технологіі в галузі
  2. Інформаційні технологіі в системах якості стандартизаціісертифікаціі
  3. Історія української культури
  4. Бухоблік у ресторанному господарстві
  5. Діловодство
  6. Мікропроцесорні системи управління технологічними процесами
  7. Науково-практичні основи технологіі молока і молочних продуктів
  8. Науково-практичні основи технологіі м’яса і м’ясних продуктів
  9. Організація обслуговування у підприємствах ресторанного господарства
  10. Основи наукових досліджень та технічноі творчості
  11. Основи охорони праці
  12. Основи підприємницькоі діяльності та агробізнесу
  13. Політологія
  14. Технологічне обладнання для молочноі промисловості
  15. Технологічне обладнання для м’ясноі промисловості
  16. Технологічний семінар
  17. Технологія зберігання консервування та переробки молока
  18. Технологія зберігання консервування та переробки м’яса
  19. Технологія продукціі підприємств ресторанного господарства
  20. Технохімічний контроль
  21. Технохімічний контроль
  22. Управління якістю продукціі ресторанного господарства
  23. Вища математика 3к.1с
  24. Вступ до фаху 4к.2с.
  25. Загальні технології харчових виробництв
  26. Загальна технологія харчових виробництв 4к.2с.
  27. Мікробіологія молока і молочних продуктів 3к.1с
  28. Математичні моделі в розрахунках на еом
  29. Методи контролю харчових виробництв
  30. Основи фізіології та гігієни харчування 3к.1с
  31. Отримання доброякісного молока 3к.1с
  32. Прикладна механіка
  33. Прикладна механіка 4к.2с.
  34. Теоретичні основи технології харчових виробництв
  35. Технологія зберігання, консервування та переробки м’яса
  36. Фізика
  37. Харчові та дієтичні добавки
  38. Фізичне виховання 3к.1с

На русском

  1. Методы контроля пищевых производств
  2. Общая технология пищевых производств
  3. Теоретические основы технологий пищевых производств
  4. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
LiveInternet

Интернет реклама УБС