Організація роботи з документами — №2

Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для записів, що відображають рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнені ставитися відповідально. РКК групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба в( кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації у разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ й вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

Автоматизована реєстрація – за допомогою ПК формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі-центральний банк реєстраційних даних.

Зразок форми журналу реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа(вхідний номер)

Кореспон­дент, дата й

Індекс

Документа,

Що надійшов

Короткий зміст документа

Резолюція чи кому направлено документ

Позначка про виконання

1

2

3

4

5

Зразок форми журналу реєстрації вихідних документів та внутрішніх документів

Дата та індекс документа

Адресат

Короткий зміст документа

Позначка про виконання

1

2

3

4

Зразок форми журналу реєстрації наказів

Дата та індекс наказу

Хто підписав

Короткий зміст наказу

Позначка про виконання

1

2

3

4

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732—94).

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам’яттю» під­приємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби від­працьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування до­кументів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вно­ситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів доку­ментів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс доку­мента може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу доку­ментів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довід­кової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Види номенклатур справ. Номенклатури справ поділяють на інди­відуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображує доку­менти конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані Й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з Однаковим характером діяльності (наприклад, середні загально освітні школи, професійно-технічні училища, проектні інститут системи Держбуду). Як правило, типова номенклатура встановлю єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства галузі) й має обов’язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються ВИЩИМИ установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, і використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу зведену номенклатуру справ. Остання відображує документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів

Вимоги до номенклатур справ. На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ

До основних принципів побудови номенклатури справ належать

Єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

застосування індексації документів;

стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі: • положення про підприємство або статуту підприємства; • планів роботи й звітів про роботу; • штатних розкладів; • переліків документів; • класифікаторів; • номенклатур справ за попередні роки; • списків структурних підрозділів і кореспондентів; • описів справ постійного тимчасового зберігання (понад 10 років); • довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

Незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними;

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; ре­феративні журнали; експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функ­цій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то но­менклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уно­ситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного під­розділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами струк­турних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів но­менклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 — генеральний директор;

02 — заступник генерального директора з виробничої діяльності ;

03 — заступник генерального директора з комерційних питань і т. д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяль­ності підприємства документи — накази, протоколи, після них —

Листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці — журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

Короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ „Берегиня» щодо будівництва під’їзних доріг до складів готової продукції»);

Період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На­кази з основної діяльності за 1999 р.»);

Слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік. Копії»).

У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, з якого питання воно ведеться (наприклад, «Листування з АТ „Оберіг» про постачання товарів за 1999 р.»).

Реферати :

Tagged with: , , , , , , , , ,
Posted in Діловодство

Перелік предметів:
  1. Інформаційні технологіі в галузі
  2. Інформаційні технологіі в системах якості стандартизаціісертифікаціі
  3. Історія української культури
  4. Бухоблік у ресторанному господарстві
  5. Діловодство
  6. Мікропроцесорні системи управління технологічними процесами
  7. Науково-практичні основи технологіі молока і молочних продуктів
  8. Науково-практичні основи технологіі м’яса і м’ясних продуктів
  9. Організація обслуговування у підприємствах ресторанного господарства
  10. Основи наукових досліджень та технічноі творчості
  11. Основи охорони праці
  12. Основи підприємницькоі діяльності та агробізнесу
  13. Політологія
  14. Технологічне обладнання для молочноі промисловості
  15. Технологічне обладнання для м’ясноі промисловості
  16. Технологічний семінар
  17. Технологія зберігання консервування та переробки молока
  18. Технологія зберігання консервування та переробки м’яса
  19. Технологія продукціі підприємств ресторанного господарства
  20. Технохімічний контроль
  21. Технохімічний контроль
  22. Управління якістю продукціі ресторанного господарства
  23. Вища математика 3к.1с
  24. Вступ до фаху 4к.2с.
  25. Загальні технології харчових виробництв
  26. Загальна технологія харчових виробництв 4к.2с.
  27. Мікробіологія молока і молочних продуктів 3к.1с
  28. Математичні моделі в розрахунках на еом
  29. Методи контролю харчових виробництв
  30. Основи фізіології та гігієни харчування 3к.1с
  31. Отримання доброякісного молока 3к.1с
  32. Прикладна механіка
  33. Прикладна механіка 4к.2с.
  34. Теоретичні основи технології харчових виробництв
  35. Технологія зберігання, консервування та переробки м’яса
  36. Фізика
  37. Харчові та дієтичні добавки
  38. Фізичне виховання 3к.1с

На русском

  1. Методы контроля пищевых производств
  2. Общая технология пищевых производств
  3. Теоретические основы технологий пищевых производств
  4. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
LiveInternet

Интернет реклама УБС