Документування управлінськоі діяльності

1 Документування управлінської діяльності.

Самостійно вивчити питання: Правила оформлення бланків і формулярів документів

БЛАНК документа (офіційного) — це стандартний аркуш з паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної. Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90):

• для службових листів;

загальний (для виготовлення наказів, прото­колів, розпоряджень, постанов, указівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів установ­лено два варіанти розташування реквізитів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верх­ньої частини аркуша

Своєю чергою, і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку­мента (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві­зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до­кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Формуляр-образец»:

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві­зитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві­зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз­ташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав­ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Питання для самоконтролю знань:

Дайте характеристику документа як інформації, що використовується в управлінні.

Що таке бланк документа?

Що визначає формуляр-зразок ОРД?

Які розміри берегів формуляра-зразка встановлено ГОСТ 6.38—90 ?

Для чого призначений лівий берег документа?

Основна рекомендована література.

1. ДСТУ 2732-94. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ДСТУ 2392-94. Информация и документация. Термины и определения.

3. ДСТУ 2395-94. Информация и документация. Основные требования к документам.

4. ДСТУ 3008-95. Документация, отчеты в сфере науки и техники. Структура и правила оформления.

5. ГОСТ 6.10.2-83. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

6. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения.

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. –К.- 1998.

8. Палеха Ю. И. Организация общего и кадрового делопроизводства. Ч.1 и 2.- К.- 1993.

9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. — М.- 2003.

10. Погиба Л. Г., Грибніченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум.- К.- 2002

Допоміжна рекомендована література.

11. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. — М.- 2002.

12. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М.- 1996.

13. Головач А. С. Зразки оформлення документів.- Донецьк — 1997.

14. Сборник типовых договоров. В помощь деловому человеку. — Донецк. — 1994.

15. Лавренова Р. И. Конспект лекций по дисциплине “Делопроизводство”. — Мариуполь, ПГТУ.-2005.

Реферати :

Tagged with: , , , ,
Posted in Діловодство
Перелік предметів:
  1. Інформаційні технологіі в галузі
  2. Інформаційні технологіі в системах якості стандартизаціісертифікаціі
  3. Історія української культури
  4. Бухоблік у ресторанному господарстві
  5. Діловодство
  6. Мікропроцесорні системи управління технологічними процесами
  7. Науково-практичні основи технологіі молока і молочних продуктів
  8. Науково-практичні основи технологіі м’яса і м’ясних продуктів
  9. Організація обслуговування у підприємствах ресторанного господарства
  10. Основи наукових досліджень та технічноі творчості
  11. Основи охорони праці
  12. Основи підприємницькоі діяльності та агробізнесу
  13. Політологія
  14. Технологічне обладнання для молочноі промисловості
  15. Технологічне обладнання для м’ясноі промисловості
  16. Технологічний семінар
  17. Технологія зберігання консервування та переробки молока
  18. Технологія зберігання консервування та переробки м’яса
  19. Технологія продукціі підприємств ресторанного господарства
  20. Технохімічний контроль
  21. Технохімічний контроль
  22. Управління якістю продукціі ресторанного господарства
  23. Вища математика 3к.1с
  24. Вступ до фаху 4к.2с.
  25. Загальні технології харчових виробництв
  26. Загальна технологія харчових виробництв 4к.2с.
  27. Мікробіологія молока і молочних продуктів 3к.1с
  28. Математичні моделі в розрахунках на еом
  29. Методи контролю харчових виробництв
  30. Основи фізіології та гігієни харчування 3к.1с
  31. Отримання доброякісного молока 3к.1с
  32. Прикладна механіка
  33. Прикладна механіка 4к.2с.
  34. Теоретичні основи технології харчових виробництв
  35. Технологія зберігання, консервування та переробки м’яса
  36. Фізика
  37. Харчові та дієтичні добавки
  38. Фізичне виховання 3к.1с

На русском

  1. Методы контроля пищевых производств
  2. Общая технология пищевых производств
  3. Теоретические основы технологий пищевых производств
  4. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
LiveInternet