Діловодство як галузь ведення документівстановлення документування — №1

Діловодство як галузь ведення документів.

1.Поняття діловодства. Види діловодства.

2. Історія розвитку діловодства.

3.Документ. Класифікація документів.

1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

До них відносяться постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки;

Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими нормативними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100 000 документів на рік; від 25 000 до 100 000 документів; 10 000-25 000 документів на рік; до 10 000 документів на рік.

В залежності від структури установи і об’єму документообігу система ведення діловодства може бути: а) централізована – застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на рік.

3. Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

Міністерства – накази, інструкції, вказівки;

Державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;

Головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

Виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

Власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази, інструкції, вказівки;

Власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

Створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

Служать засобом закріплення функцій органів управління;

Містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

Процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.

2.Історія розвитку діловодства .Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів І етап : Приказне діловодство (XV — ХVII ст.). Особливості діловодства у цей період:

1. Документи — у вигляді стовпців — текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім — підготовка до докладу. Обговорення — приговори наказу. Складався документ — відповідь.

3. Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу — та людина, що виконувала записи тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів — накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам’яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З’являються особливі форми документів — книги: — для грошових операцій — прибутково-расходні; — для обліку пошлін — митницькі; — для обліку врожаю — умолотні та інше.

8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом — «іспод».

10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством. На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: — секретні (кримінальні справи); — нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); — поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період називають актове діловодство.

II період. Колежське діловодство (з XVIII століття). Характерні ознаки діловодства:

1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії — колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату — настільний реєстр. Журнали А і В — для реєстрації вихідних документів, а С і Д — для реєстрації вхідних документів. В документах обов’язково проставлялася дата і номер.

3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.

4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

5. Частина документів складається за генеральними формулярами.

6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.

III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:

1. Сперанський Г. С. запропонував «Общее учреждение министерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.

2. Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри.

3. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.

4. Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.

5. Документи складні за змістом складаються із 3-х частин: — вступ із вкладенням справи; — обгрунтування із посилками на законодавство; — заключення із висновками, пропозиціями.

6. Справи, що вирішуються поділяються на три категорії: — невідкладні; — термінові; — поточні. ІV етап.

Радянський період розвитку діловодства. Характерні ознаки діловодства:

1. Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.

2. Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,

3. Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

4. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

5. Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління. Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи. 1-й — 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й — з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим. В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

3. Документ. Класифікація документів

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу(ДСТУ 2732 — 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

· За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.

· За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

· За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

· За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.

· За напрямом / вхідні та вихідні.

· За формою / стандартні та індивідуальні.

· За терміном виконання / Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

· За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.

· За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.

· За складністю / прості та складні.

· За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.

· За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.

За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

За змістом документи поділяють на:

Організаційно-розпорядчі;

• фінансово-розрахункові;

• постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

Термінологічний словник:

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Рекомендована література:

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М. :Вища школа., 1995.

2. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник.-К,:Центр навчальної літератури, 2005.

3. Веселов П. В. Профессия — секретарь. — М. Маркетинг,1996.

4. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери.-К.: А. С.К.,2003.

5. Головач А. С.Зразки оформлення, документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1999.

6. Діденко А. Н.Сучасне діловодство.-К.:Либідь,2004.

7. Кузнєцова Т. В.Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация.-М.:Высшая школа, 1991.

8. Кузмичева В. И. Делопроизводство без проблем К.,1997

9. Кулініченко ВЛ. Ділові папери та документи підприємницької діяльності. — К.; 1996.

10. Молдованов М. І., Сидоров Г. М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992.

11. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К., МАУП, 1997.

12. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – К., 2002.

Реферати :

Tagged with: , , , ,
Posted in Діловодство

Перелік предметів:
  1. Інформаційні технологіі в галузі
  2. Інформаційні технологіі в системах якості стандартизаціісертифікаціі
  3. Історія української культури
  4. Бухоблік у ресторанному господарстві
  5. Діловодство
  6. Мікропроцесорні системи управління технологічними процесами
  7. Науково-практичні основи технологіі молока і молочних продуктів
  8. Науково-практичні основи технологіі м’яса і м’ясних продуктів
  9. Організація обслуговування у підприємствах ресторанного господарства
  10. Основи наукових досліджень та технічноі творчості
  11. Основи охорони праці
  12. Основи підприємницькоі діяльності та агробізнесу
  13. Політологія
  14. Технологічне обладнання для молочноі промисловості
  15. Технологічне обладнання для м’ясноі промисловості
  16. Технологічний семінар
  17. Технологія зберігання консервування та переробки молока
  18. Технологія зберігання консервування та переробки м’яса
  19. Технологія продукціі підприємств ресторанного господарства
  20. Технохімічний контроль
  21. Технохімічний контроль
  22. Управління якістю продукціі ресторанного господарства
  23. Вища математика 3к.1с
  24. Вступ до фаху 4к.2с.
  25. Загальні технології харчових виробництв
  26. Загальна технологія харчових виробництв 4к.2с.
  27. Мікробіологія молока і молочних продуктів 3к.1с
  28. Математичні моделі в розрахунках на еом
  29. Методи контролю харчових виробництв
  30. Основи фізіології та гігієни харчування 3к.1с
  31. Отримання доброякісного молока 3к.1с
  32. Прикладна механіка
  33. Прикладна механіка 4к.2с.
  34. Теоретичні основи технології харчових виробництв
  35. Технологія зберігання, консервування та переробки м’яса
  36. Фізика
  37. Харчові та дієтичні добавки
  38. Фізичне виховання 3к.1с

На русском

  1. Методы контроля пищевых производств
  2. Общая технология пищевых производств
  3. Теоретические основы технологий пищевых производств
  4. Технология хранения, консервирования и переработки мяса
LiveInternet

Интернет реклама УБС